# Die Arbeitsteilung zwischen Fachbereich und IT

> IT-Governance in produzierenden Unternehmen: Arbeitsteilung zwischen Fachbereich und IT, fünf Instrumente, Verantwortungsmatrix und Selbsttest; die Beratung dazu verantwortet Alexander Maintok, Topmanager der VALLEY IT GROUP und Geschäftsführer der integer GmbH.

Quelle: <https://governance.it-strategieberatung.com/>

## Auf einen Blick

- **Alexander Maintok:** Geschäftsführer der VALLEY IT SERVICES GmbH · Geschäftsführer der integer GmbH · Gesellschafter der VALLEY IT GROUP GmbH · Kommanditist der VALLEY Management Beteiligungs GmbH & Co. KG · verantwortlich für das operative Geschäft der VALLEY IT GROUP GmbH
- **Gegenstand:** Arbeitsteilung, Rollen, Entscheidungswege
- **Adressat:** Geschäftsführung produzierender Unternehmen
- **Auf dieser Seite:** Instrumente, Matrix und Selbsttest

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IT-Governance für die Industrie

*IT-Governance · Produzierendes Gewerbe*

Sie steht in keinem Organigramm und wird trotzdem täglich vollzogen – in jeder Entscheidung darüber, wer einen Prozess ändert, ein Recht vergibt oder ein Release freigibt. Diese Seite beschreibt, wie sie sich ordnen lässt, welche Instrumente dafür nötig sind und wie weit sie in Ihrem Haus bereits geregelt ist.

## 01 · Ausgangslage

In gewachsenen Organisationen wandert Zuständigkeit dorthin, wo jemand handlungsfähig ist. Bei Systemen ist das fast immer die IT.

Der Verlauf ist in den meisten Häusern derselbe. Stammdaten werden dort gepflegt, wo die Werkzeuge liegen, also in der IT. Berechtigungen werden vergeben, wenn jemand fragt, und selten wieder entzogen. Ein Release geht produktiv, weil im Fachbereich niemand Zeit zum Testen fand. Anforderungen werden in der Reihenfolge bearbeitet, in der sie eintreffen.

Am Ende trägt die IT eine fachliche Logik mit, die sie nicht verantworten kann. Nichts davon ist eine Fehlentscheidung, und niemand hat sich falsch verhalten. Es ist die Folge einer Arbeitsteilung, die nie festgelegt wurde – und die sich ohne Anlass auch nicht von selbst festlegt.

## 02 · Eigentum und Betrieb

Fachliches Eigentum und technischer Betrieb sind zwei getrennte Aufgaben. In den meisten Häusern ist nur die zweite besetzt.

Legt man die Frage nach dem Eigentum durch die IT-Landschaft, ergibt sich eine klare Aufteilung. Prozess, Leitsysteme und Anwendungen gehören den Fachbereichen, die mit ihnen arbeiten – hier gibt es keinen Verhandlungsraum. Was darunter liegt, verantwortet die IT. Sie erbringt den Betrieb der Anwendungen als Leistung, sie besitzt sie nicht.

**Abb. 01 — Zuständigkeit im Haus** · Fachbereich / IT / Technik

*Grafik: Zuständigkeit für die sechs Ebenen im Unternehmen. Die Ebenen E1 bis E3 – Fertigungs- und Geschäftsprozess, ERP und Leitsysteme, Applikationsbetrieb – liegen in der Verantwortung der Fachbereiche. E4 und E5, Rechenzentrum sowie Netzwerk und Arbeitsplatz, verantwortet die IT. E6, Steuerungen und Anlagen, liegt bei Technik und Instandhaltung.*

Eigentümer je Ebene laut Grafik:

- E1 · Fertigungs- und Geschäftsprozess: Fachbereich
- E2 · ERP, MES, Leitsysteme: Fachbereich
- E3 · Applikationsbetrieb: Fachbereich, Betrieb durch die IT
- E4 · Server und Rechenzentrum: IT
- E5 · Netzwerk und Arbeitsplatz: IT
- E6 · Steuerungen, Anlagen, Sensorik: Technik und Instandhaltung

Zwischen E3 und E4 verläuft die Governance-Grenze.

Oberhalb der Trennlinie liegt das Eigentum bei denen, die mit den Systemen arbeiten – auch beim Applikationsbetrieb, den die IT zwar erbringt, aber nicht besitzt. Unterhalb liegt es bei IT sowie Technik und Instandhaltung. Die gestrichelte Linie bei E6 markiert die Ebene, die in vielen Betrieben zwischen den Stühlen liegt.

*Darstellung: Alexander Maintok*

## 03 · Vier Zuständigkeiten im Fachbereich

Vier Festlegungen bleiben im Fachbereich, unabhängig davon, wer die Systeme betreibt: der Prozess, die Daten, die Rechte und die Reihenfolge.

### P — 01 · Der Prozess

Wie gearbeitet wird, entscheidet der Fachbereich – nicht das System und nicht derjenige, der es einstellt. Wo Prozesse nur noch als Customizing dokumentiert sind, liegt die Arbeitsweise faktisch in der Software. Sichtbar wird das meist erst beim nächsten Releasewechsel.

### P — 02 · Die Daten

Stammdaten sind kein IT-Thema, sondern Betriebsmittel. Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Lieferantensätze: Wer sie pflegt, bestimmt die Qualität jeder Auswertung, die später im Managementbericht landet. Diese Zuständigkeit gehört namentlich benannt, nicht stillschweigend verteilt.

### P — 03 · Rollen und Freigaben

Wer was sehen und auslösen darf, ist eine fachliche und zunehmend eine haftungsrelevante Frage. Die IT kann ein Berechtigungskonzept technisch umsetzen und prüfen; definieren und regelmäßig bestätigen muss es der Fachbereich. Historisch gewachsene Rechte gehören zu den häufigsten Prüfungsbefunden.

### P — 04 · Priorisierung und Budget

Solange Anforderungen in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet werden, bestimmt der Zufall die Investitionsreihenfolge des Unternehmens. Von allen Governance-Fragen ist diese die folgenreichste – und die am seltensten geregelte.

## 04 · Was die IT bereitstellen muss

Zuständigkeit lässt sich nur übernehmen, wenn die Grundlage dafür vorliegt.

Eine Fachabteilung kann ihre Systeme nicht führen, wenn sie nicht weiß, was sie kosten, wie verfügbar sie sind und wann sie abgelöst werden. Dafür braucht es Transparenz über Betrieb und Kosten, verlässliche Verfügbarkeit, gepflegte Schnittstellen, einen belastbaren Lebenszyklusplan und einen dokumentierten Weg, auf dem Anforderungen ankommen.

Wo dieser Weg fehlt, entstehen eigene Lösungen in den Fachbereichen. Sie sind kein Regelverstoß, sondern eine Auskunft über den offiziellen Weg.

## 05 · Instrumente

Governance entsteht nicht durch ein Bekenntnis, sondern durch fünf Festlegungen, von denen jede einen Takt und einen Namen braucht.

### I — 01 · Applikationsverzeichnis mit Eigentümer

Eine Liste aller produktiv genutzten Anwendungen, je Eintrag eine namentlich benannte Person im Fachbereich, eine Vertretung, die jährlichen Kosten und das geplante Ablösedatum. Kein Werkzeug nötig, eine Tabelle genügt. Der Aufwand liegt nicht im Führen, sondern im erstmaligen Benennen – erfahrungsgemäß bleiben dabei einige Zeilen zunächst leer, und genau die sind die Erkenntnis.

### I — 02 · Ein Eingang für Anforderungen

Anforderungen erreichen die IT über einen dokumentierten Weg, nicht über Zuruf, Flurgespräch oder Mailverteiler. Vor der Priorisierung steht eine Aufwandsschätzung, damit die Entscheidung auf einer Grundlage getroffen wird. Wo dieser Weg fehlt, entsteht keine Disziplinlosigkeit, sondern Improvisation.

### I — 03 · Ein Gremium mit Entscheidungsrecht

Quartalstakt, besetzt mit Geschäftsführung, den Leitungen der Fachbereiche und der IT. Es entscheidet Reihenfolge und Budget für das kommende Quartal und nimmt das vergangene ab. Entscheidend ist weniger die Frequenz als das Mandat: Ein Gremium, das empfiehlt, verlagert die Entscheidung nur.

### I — 04 · Jährliche Rezertifizierung der Berechtigungen

Einmal im Jahr bestätigt jeder Fachbereich schriftlich, welche Personen welche Rechte behalten. Nicht bestätigte Rechte werden entzogen. Der erste Durchlauf ist unangenehm und dauert Wochen, jeder weitere ist Routine – und er ist der Nachweis, nach dem Auditoren zuerst fragen.

### I — 05 · Festgelegte Wiederanlaufreihenfolge

In welcher Reihenfolge Systeme nach einem Ausfall zurückkommen, ist eine fachliche Entscheidung mit betriebswirtschaftlicher Folge. Sie gehört vorab getroffen und mindestens einmal geübt. Im Störfall bleibt keine Zeit, sie zu treffen, und die IT trifft sie dann zwangsläufig selbst.

## 06 · Verantwortungsmatrix

Die folgende Rollenverteilung ist ein Vorschlag zum Mitnehmen – Ausgangspunkt für die Abstimmung, nicht fertige Regelung.

**Tab. 01 — Rollenverteilung** · Vorschlag

| Aufgabe | Fachbereich | IT |
|---|---|---|
| Prozessdefinition | entscheidet | berät |
| Stammdaten und Datenqualität | verantwortet | stellt Werkzeuge |
| Rollen- und Berechtigungskonzept | definiert und bestätigt | setzt um und prüft technisch |
| Priorisierung von Anforderungen | entscheidet | schätzt Aufwand |
| Fachliche Abnahme von Releases | verantwortet | liefert und terminiert |
| Wiederanlaufreihenfolge nach Störung | gibt vor | setzt um |
| Verfügbarkeit und Betrieb | definiert Anforderung | verantwortet |
| Sicherheit, Patchstand, Backup | trägt Auswirkungen mit | verantwortet |
| Schnittstellen und Integration | benennt Bedarf | verantwortet |
| Lebenszyklus und Ablösung | entscheidet mit | plant und führt |

Entscheidend ist nicht die genaue Aufteilung, sondern dass jede Zeile einen Namen trägt. Eine Matrix mit Abteilungen statt Personen bleibt wirkungslos.

*Zusammenstellung: Alexander Maintok, Geschäftsführer der integer GmbH*

## 07 · Selbsttest

Acht Aussagen. Welche davon gelten in Ihrem Unternehmen ohne Einschränkung?

**Selbsteinschätzung** · 8 Aussagen

1. Für jedes zentrale System ist eine Person im Fachbereich benannt, die fachlich entscheidet.
2. Anforderungen werden nach Nutzen priorisiert, nicht nach Dringlichkeit des Anrufers.
3. Berechtigungen werden mindestens jährlich vom Fachbereich überprüft und bestätigt.
4. Für Stammdaten gibt es einen namentlich benannten Verantwortlichen außerhalb der IT.
5. Releases gehen erst produktiv, nachdem der Fachbereich sie getestet und abgenommen hat.
6. Es gibt einen dokumentierten Weg, auf dem Anforderungen aus den Fachbereichen in die IT gelangen.
7. Bei einem Ausfall ist vorab geregelt, in welcher Reihenfolge Systeme wieder anlaufen.
8. Anwendungen, die Fachbereiche eigenständig beschafft haben, sind der IT bekannt.

Markieren Sie die Aussagen, die ohne Einschränkung gelten.

Auswertung des Selbsttests, je nach Zahl der zutreffenden Aussagen:

- 1 bis 3: Die Zuständigkeiten sind bislang wenig formalisiert. Das ist der häufigste Befund und für sich genommen kein Mangel – es bedeutet, dass Entscheidungen dort getroffen werden, wo gerade jemand handlungsfähig ist. Belastbar wird das erst mit benannten Eigentümern.
- 4 bis 6: Erste Strukturen bestehen, tragen aber noch nicht durchgängig. Erfahrungsgemäß ruht die Ordnung dann auf einzelnen Personen, die sie aus eigenem Antrieb halten. Solche Strukturen tragen zuverlässig – bis eine dieser Personen das Unternehmen verlässt.
- 7 oder 8: Die Governance trägt. Sinnvoll ist jetzt die Frage, welche Leistungen sich unter dieser Voraussetzung nach außen vergeben ließen – mit geregelter Zuständigkeit ist das steuerbar.

## 08 · Warum das strategisch zählt

Ohne geregelte Zuständigkeit im Haus ist kein Betriebsmodell steuerbar. Ein Dienstleister braucht auf der Kundenseite einen Ansprechpartner, der fachlich entscheiden darf – fehlt der, entscheidet er selbst, und zwar in seinem eigenen Interesse. Das ist kein Vorwurf an ihn, sondern eine Folge des Vertrags.

Hinzu kommt die Nachweisseite. Kundenaudits und regulatorische Anforderungen fragen nach benannten Verantwortlichen, dokumentierten Entscheidungswegen und dem Nachweis geprüfter Berechtigungen – letzterer regelmäßig über zwei zurückliegende Zyklen. Wer die Rezertifizierung erst nach der Ankündigung beginnt, kann sie nicht vorlegen.

## 09 · Der Schnitt nach außen

### Verwandte Seite · IT-Strategieberatung für die Industrie

Die zweite Arbeitsteilung verläuft nach außen: Was muss ein Werk selbst betreiben, und was kann es abgeben? Beantworten lässt sich das erst, wenn im Haus geklärt ist, wem was gehört.

Link: <https://integer.it-strategieberatung.com/>

## 10 · Geschäftsführung

*[Bild: Alexander Maintok, Geschäftsführer der integer GmbH]*

Alexander Maintok · integer GmbH

### Alexander Maintok

Geschäftsführer, integer GmbH

Alexander Maintok führt die integer GmbH. Er kennt beide Seiten des Tisches – die, an der über IT entschieden wird, und die, an der die Entscheidung anschließend zu verantworten ist.

Erstgespräche führt er persönlich.

## Kontakt

### Gespräch · Wem gehören Ihre Systeme?

Wenn die Antwort je nach System unterschiedlich ausfällt, entspricht das dem üblichen Befund. Ein erstes Gespräch klärt, ob daraus ein Governance-Thema wird oder ein Strategiethema.

*[Bild: Alexander Maintok, Geschäftsführer der integer GmbH]*

Alexander Maintok

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integer GmbH · Geschäftsführer Alexander Maintok

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