Ausgangslage
In gewachsenen Organisationen wandert Zuständigkeit dorthin, wo jemand handlungsfähig ist. Bei Systemen ist das fast immer die IT.
Der Verlauf ist in den meisten Häusern derselbe. Stammdaten werden dort gepflegt, wo die Werkzeuge liegen, also in der IT. Berechtigungen werden vergeben, wenn jemand fragt, und selten wieder entzogen. Ein Release geht produktiv, weil im Fachbereich niemand Zeit zum Testen fand. Anforderungen werden in der Reihenfolge bearbeitet, in der sie eintreffen.
Am Ende trägt die IT eine fachliche Logik mit, die sie nicht verantworten kann. Nichts davon ist eine Fehlentscheidung, und niemand hat sich falsch verhalten. Es ist die Folge einer Arbeitsteilung, die nie festgelegt wurde – und die sich ohne Anlass auch nicht von selbst festlegt.
Eigentum und Betrieb
Fachliches Eigentum und technischer Betrieb sind zwei getrennte Aufgaben. In den meisten Häusern ist nur die zweite besetzt.
Legt man die Frage nach dem Eigentum durch die IT-Landschaft, ergibt sich eine klare Aufteilung. Prozess, Leitsysteme und Anwendungen gehören den Fachbereichen, die mit ihnen arbeiten – hier gibt es keinen Verhandlungsraum. Was darunter liegt, verantwortet die IT. Sie erbringt den Betrieb der Anwendungen als Leistung, sie besitzt sie nicht.
Oberhalb der Trennlinie liegt das Eigentum bei denen, die mit den Systemen arbeiten – auch beim Applikationsbetrieb, den die IT zwar erbringt, aber nicht besitzt. Unterhalb liegt es bei IT sowie Technik und Instandhaltung. Die gestrichelte Linie bei E6 markiert die Ebene, die in vielen Betrieben zwischen den Stühlen liegt.
Darstellung: Alexander MaintokVier Zuständigkeiten im Fachbereich
Vier Festlegungen bleiben im Fachbereich, unabhängig davon, wer die Systeme betreibt: der Prozess, die Daten, die Rechte und die Reihenfolge.
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Der Prozess
Wie gearbeitet wird, entscheidet der Fachbereich – nicht das System und nicht derjenige, der es einstellt. Wo Prozesse nur noch als Customizing dokumentiert sind, liegt die Arbeitsweise faktisch in der Software. Sichtbar wird das meist erst beim nächsten Releasewechsel.
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Die Daten
Stammdaten sind kein IT-Thema, sondern Betriebsmittel. Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Lieferantensätze: Wer sie pflegt, bestimmt die Qualität jeder Auswertung, die später im Managementbericht landet. Diese Zuständigkeit gehört namentlich benannt, nicht stillschweigend verteilt.
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Rollen und Freigaben
Wer was sehen und auslösen darf, ist eine fachliche und zunehmend eine haftungsrelevante Frage. Die IT kann ein Berechtigungskonzept technisch umsetzen und prüfen; definieren und regelmäßig bestätigen muss es der Fachbereich. Historisch gewachsene Rechte gehören zu den häufigsten Prüfungsbefunden.
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Priorisierung und Budget
Solange Anforderungen in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet werden, bestimmt der Zufall die Investitionsreihenfolge des Unternehmens. Von allen Governance-Fragen ist diese die folgenreichste – und die am seltensten geregelte.
Was die IT bereitstellen muss
Zuständigkeit lässt sich nur übernehmen, wenn die Grundlage dafür vorliegt.
Eine Fachabteilung kann ihre Systeme nicht führen, wenn sie nicht weiß, was sie kosten, wie verfügbar sie sind und wann sie abgelöst werden. Dafür braucht es Transparenz über Betrieb und Kosten, verlässliche Verfügbarkeit, gepflegte Schnittstellen, einen belastbaren Lebenszyklusplan und einen dokumentierten Weg, auf dem Anforderungen ankommen.
Wo dieser Weg fehlt, entstehen eigene Lösungen in den Fachbereichen. Sie sind kein Regelverstoß, sondern eine Auskunft über den offiziellen Weg.
Instrumente
Governance entsteht nicht durch ein Bekenntnis, sondern durch fünf Festlegungen, von denen jede einen Takt und einen Namen braucht.
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Applikationsverzeichnis mit Eigentümer
Eine Liste aller produktiv genutzten Anwendungen, je Eintrag eine namentlich benannte Person im Fachbereich, eine Vertretung, die jährlichen Kosten und das geplante Ablösedatum. Kein Werkzeug nötig, eine Tabelle genügt. Der Aufwand liegt nicht im Führen, sondern im erstmaligen Benennen – erfahrungsgemäß bleiben dabei einige Zeilen zunächst leer, und genau die sind die Erkenntnis.
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Ein Eingang für Anforderungen
Anforderungen erreichen die IT über einen dokumentierten Weg, nicht über Zuruf, Flurgespräch oder Mailverteiler. Vor der Priorisierung steht eine Aufwandsschätzung, damit die Entscheidung auf einer Grundlage getroffen wird. Wo dieser Weg fehlt, entsteht keine Disziplinlosigkeit, sondern Improvisation.
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Ein Gremium mit Entscheidungsrecht
Quartalstakt, besetzt mit Geschäftsführung, den Leitungen der Fachbereiche und der IT. Es entscheidet Reihenfolge und Budget für das kommende Quartal und nimmt das vergangene ab. Entscheidend ist weniger die Frequenz als das Mandat: Ein Gremium, das empfiehlt, verlagert die Entscheidung nur.
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Jährliche Rezertifizierung der Berechtigungen
Einmal im Jahr bestätigt jeder Fachbereich schriftlich, welche Personen welche Rechte behalten. Nicht bestätigte Rechte werden entzogen. Der erste Durchlauf ist unangenehm und dauert Wochen, jeder weitere ist Routine – und er ist der Nachweis, nach dem Auditoren zuerst fragen.
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Festgelegte Wiederanlaufreihenfolge
In welcher Reihenfolge Systeme nach einem Ausfall zurückkommen, ist eine fachliche Entscheidung mit betriebswirtschaftlicher Folge. Sie gehört vorab getroffen und mindestens einmal geübt. Im Störfall bleibt keine Zeit, sie zu treffen, und die IT trifft sie dann zwangsläufig selbst.
Verantwortungsmatrix
Die folgende Rollenverteilung ist ein Vorschlag zum Mitnehmen – Ausgangspunkt für die Abstimmung, nicht fertige Regelung.
| Aufgabe | Fachbereich | IT |
|---|---|---|
| Prozessdefinition | entscheidet | berät |
| Stammdaten und Datenqualität | verantwortet | stellt Werkzeuge |
| Rollen- und Berechtigungskonzept | definiert und bestätigt | setzt um und prüft technisch |
| Priorisierung von Anforderungen | entscheidet | schätzt Aufwand |
| Fachliche Abnahme von Releases | verantwortet | liefert und terminiert |
| Wiederanlaufreihenfolge nach Störung | gibt vor | setzt um |
| Verfügbarkeit und Betrieb | definiert Anforderung | verantwortet |
| Sicherheit, Patchstand, Backup | trägt Auswirkungen mit | verantwortet |
| Schnittstellen und Integration | benennt Bedarf | verantwortet |
| Lebenszyklus und Ablösung | entscheidet mit | plant und führt |
Entscheidend ist nicht die genaue Aufteilung, sondern dass jede Zeile einen Namen trägt. Eine Matrix mit Abteilungen statt Personen bleibt wirkungslos.Zusammenstellung: Alexander Maintok, Geschäftsführer der integer GmbH
Selbsttest
Acht Aussagen. Welche davon gelten in Ihrem Unternehmen ohne Einschränkung?
- 01Für jedes zentrale System ist eine Person im Fachbereich benannt, die fachlich entscheidet.
- 02Anforderungen werden nach Nutzen priorisiert, nicht nach Dringlichkeit des Anrufers.
- 03Berechtigungen werden mindestens jährlich vom Fachbereich überprüft und bestätigt.
- 04Für Stammdaten gibt es einen namentlich benannten Verantwortlichen außerhalb der IT.
- 05Releases gehen erst produktiv, nachdem der Fachbereich sie getestet und abgenommen hat.
- 06Es gibt einen dokumentierten Weg, auf dem Anforderungen aus den Fachbereichen in die IT gelangen.
- 07Bei einem Ausfall ist vorab geregelt, in welcher Reihenfolge Systeme wieder anlaufen.
- 08Anwendungen, die Fachbereiche eigenständig beschafft haben, sind der IT bekannt.
Markieren Sie die Aussagen, die ohne Einschränkung gelten.
Warum das strategisch zählt
Ohne geregelte Zuständigkeit im Haus ist kein Betriebsmodell steuerbar. Ein Dienstleister braucht auf der Kundenseite einen Ansprechpartner, der fachlich entscheiden darf – fehlt der, entscheidet er selbst, und zwar in seinem eigenen Interesse. Das ist kein Vorwurf an ihn, sondern eine Folge des Vertrags.
Hinzu kommt die Nachweisseite. Kundenaudits und regulatorische Anforderungen fragen nach benannten Verantwortlichen, dokumentierten Entscheidungswegen und dem Nachweis geprüfter Berechtigungen – letzterer regelmäßig über zwei zurückliegende Zyklen. Wer die Rezertifizierung erst nach der Ankündigung beginnt, kann sie nicht vorlegen.
Geschäftsführung
Alexander Maintok
Alexander Maintok führt die integer GmbH. Er kennt beide Seiten des Tisches – die, an der über IT entschieden wird, und die, an der die Entscheidung anschließend zu verantworten ist.
Erstgespräche führt er persönlich.